KSeF wystartował. Zatory płatnicze w sektorze TSL komplikują rozliczenia

Sektor TSL wkroczył w 2026 rok w niepewnej atmosferze. Z jednej strony widać sygnały ożywienia gospodarczego i stabilny wzrost PKB, z drugiej zaś – firmy transportowe zmagają się z najtrudniejszą sytuacją płatniczą w całej polskiej gospodarce. Najnowsze analizy rynku za 2025 rok obnażają brutalną prawdę. Zamiast skracać terminy rozliczeń, branża TSL dobrowolnie lub pod przymusem wydłużyła okres kredytowania swoich kontrahentów. Tymczasem właśnie wystartował Krajowy System e-Faktur, na razie obowiązkowy dla dużych firm, ale od 1 kwietnia dla wszystkich podmiotów gospodarczych.

#ad

Średni czas oczekiwania na przelew wynoszący w branży TSL ponad 21 dni to jedynie wierzchołek góry lodowej, pod którym kryją się skomplikowane łańcuchy dostaw i narastające ryzyko utraty płynności. W tym napiętym kontekście obowiązkowy KSeF przestaje być jedynie nowym wymogiem podatkowym, a staje się kluczowym czynnikiem, który może zdeterminować przetrwanie tysięcy firm przewozowych na rynku.

Rekordowe terminy płatności

Analiza danych z raportu Faktura.pl podsumowującego 2025 rok nie pozostawia złudzeń co do kondycji finansowej segmentu MŚP w obszarze transportu i gospodarki magazynowej. To właśnie ta grupa wystawiała faktury z najdłuższymi terminami płatności, osiągając średnią 21,4 dnia. Choć wzrost o 0,4 dnia rok do roku może wydawać się marginalny, w skali makro oznacza on zamrożenie setek milionów złotych, które mogłyby pracować na rozwój flot czy modernizację systemów. Dysproporcja względem reszty rynku jest uderzająca – średnia dla całej gospodarki to zaledwie 13,7 dnia, co pokazuje, że TSL stał się nieformalnym bankiem dla swoich zleceniodawców. Najbardziej alarmująca sytuacja panuje w obszarze przeładunku towarów, gdzie terminy wzrosły aż o 5 dni, przekraczając barierę 42 dni oczekiwania na środki.

– W bardzo dużej pod względem liczby podmiotów podgrupie, czyli transporcie drogowym towarów, trzonie rynku TSL, średni czas oczekiwania na przelew utrzymał się na bardzo wysokim poziomie – 23,8 dnia. Nie ma poprawy względem 2024 roku. Oznacza to, że firmy przewozowe nadal przez ponad trzy tygodnie kredytują swoich kontrahentów. Mimo stabilniejszej sytuacji makroekonomicznej to właśnie podmioty transportowe i logistyczne wciąż w dużym stopniu finansują działalność swoich kontrahentów, ponosząc ciężar wydłużonych terminów płatności. Z takimi obciążeniami w relacjach płatniczych branża wchodzi w kolejny etap cyfryzacji rozliczeń – obowiązkowy Krajowy System e-Faktur – wskazuje Kamil Fac, wiceprezes Faktura.pl.

KSeF w transporcie międzynarodowym

Dla menedżerów logistyki wdrożenie KSeF to proces znacznie bardziej złożony niż prosta zmiana formatu pliku faktury. Specyfika TSL opiera się na transgraniczności i wieloetapowości, co w zderzeniu ze scentralizowanym, polskim systemem e-faktur tworzy unikalną mieszankę ryzyk. Firmy muszą nauczyć się funkcjonować w hybrydowym modelu rozliczeń, gdzie część dokumentów krąży w systemie krajowym, a część pozostaje poza nim jako tradycyjne faktury zagraniczne. To rodzi realne obawy o błędy w kwalifikacji podatkowej, które w branży operującej na niskich marżach mogą mieć opłakane skutki. Każde zderzenie procedur wewnętrznych z wymogami KSeF wpływa bezpośrednio na czas zamknięcia zlecenia, a co za tym idzie – na moment wystawienia dokumentu inicjującego płatność.

– Jednym z kluczowych wyzwań jest prawidłowe rozróżnianie, które dokumenty powinny trafić do KSeF, a które nie. W praktyce dotyczy to m.in. usług transportowych świadczonych na rzecz zagranicznych podmiotów, refakturowania kosztów, usług spedycyjnych realizowanych w łańcuchach międzynarodowych czy rozliczeń z podwykonawcami spoza Polski. Błąd w kwalifikacji faktury może skutkować nie tylko problemami formalnymi, ale również opóźnieniami w płatnościach i sporami z kontrahentami. Dostajemy od przewoźników o to wiele pytań. Faktura.pl jest zintegrowana z systemem finansowym, automatyzuje wystawianie dokumentów w KSeF, a jednocześnie pozwala obsługiwać faktury zagraniczne i różne waluty poza systemem – mówi Kamil Fac.

Sytuację komplikuje fakt, że faktura w TSL jest nierozerwalnie związana z dokumentacją okołosprzedażową, co wymaga od systemów IT pełnej synchronizacji danych operacyjnych z finansowymi.

Cyfrowa dyscyplina danych

W nowej rzeczywistości gospodarczej roku 2026 jakość danych wprowadzanych do systemów przez spedytorów i dyspozytorów staje się krytycznym zasobem. KSeF nie akceptuje półprawd ani dokumentów roboczych, które „uzupełni się później”. Każdy brak w numerze NIP, błędna waluta czy nieścisłość w miejscu świadczenia usługi spowoduje odrzucenie faktury, co w realiach transportowych oznacza kolejne dni opóźnienia w i tak już ekstremalnie długim cyklu płatniczym.

Branża musi zatem przeprowadzić głęboką integrację systemów klasy TMS i ERP z bramką KSeF, aby uniknąć ręcznego przepisywania danych, które jest najczęstszym źródłem kosztownych pomyłek. Od tego, jak szybko firmy zaadoptują te narzędzia, zależy ich zdolność do szybkiego odzyskiwania kapitału z rynku.

– Wyzwanie stanowi również integracja KSeF z systemami TMS i ERP, które w branży transportowej są projektowane głównie pod zarządzanie zleceniami, flotą i trasami. Brak integracji oznacza ręczne przenoszenie danych między systemami – a to w warunkach dużej skali operacji zwiększa ryzyko błędów i spowalnia obieg dokumentów – ocenia Wojciech Miklaszewski z Finea, która się specjalizuje w finansowaniu TSL.

Wyzwanie dla spedytorów

Dodaje on również istotną uwagę dotyczącą samej definicji momentu zapłaty. – Wielu przewoźników pyta też jak w realiach KSeF będzie liczony termin płatności za fakturę? Do tej pory wielu spedytorów jako faktyczny termin płatności uznawało nie ten zapisany na fakturze, a ten, kiedy faktura spłynęła fizycznie do spedytora wraz z kompletem dokumentów okołosprzedażowych. Teraz faktura już w chwili wystawienia będzie widoczna bezpośrednio w KSeF.

W tym samym momencie stanie się też dostępna dla odbiorcy. Zobaczymy, jak to wpłynie na faktyczne terminy płatności. Czy spedytorzy będą płacić wcześniej, czy znajdą rozwiązanie, które pozwoli im płacić później. Pytań i wątpliwości związanych z KSeF w branży TSL cały czas pojawia się sporo. Staramy się na bieżąco je wyjaśniać i wspierać przewoźników w dostosowaniu się do nowych obowiązków i w optymalnych rozliczeniach z punktu widzenia szybkiego przepływu środków.

Przyspieszyć obieg pieniędzy

W dobie rosnącej presji na elektryfikację taboru, braku wykwalifikowanych kierowców oraz nieprzewidywalnych cen energii, transparentność i szybkość rozliczeń, jaką wymusza KSeF, może stać się dla wielu przedsiębiorstw ostatnią deską ratunku. – Dla firm, które i tak czekają na pieniądze ponad trzy tygodnie, każdy błąd w fakturze oznacza realne ryzyko dalszego zamrożenia środków. To dlatego temat KSeF w transporcie nie jest dziś teoretyczny, lecz ściśle powiązany z płynnością finansową. Branża transportowa stoi przed wieloma wyzwaniami jak brak ludzi do pracy, niepewność co do kosztów paliwa, presja na elektryfikację flot czy pogarszające konkurencyjność polskich firm przepisy unijne. W tej sytuacji trzeba wykorzystać każdą możliwość przyspieszania obiegu pieniądza, co pozwoli być bardziej konkurencyjnym lub po prostu przetrwać – podsumowuje Wojciech Miklaszewski