Data publikacji: 7 listopada 2025

Przewodnik dla eksportera – jak przygotować się do wysyłki towarów za granicę?

Coraz więcej firm decyduje się na rozszerzenie swojej działalności o sprzedaż i wysyłkę towarów za granicę. Taki krok otwiera przed przedsiębiorstwami wiele nowych możliwości - pozwala dotrzeć do szerszego grona klientów, zwiększyć zyski, wykorzystać przewagę konkurencyjną cen czy wzmocnić pozycję marki na rynku międzynarodowym.

Jednocześnie eksport towarów to proces wymagający odpowiedniego przygotowania i znajomości obowiązujących przepisów. Aby zapewnić jego sprawny i bezpieczny przebieg, warto powierzyć go doświadczonym specjalistom. Profesjonalne wsparcie w tym zakresie może stać się kluczowym elementem dalszego rozwoju firmy.

Czym jest wywóz towarów (eksport)?

Eksport to inaczej wywóz towarów poza obszar celny Unii Europejskiej. Pojęcie eksportu zostało zdefiniowane w art. 2 pkt 8 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Wyprowadzenie jest możliwe po dokonaniu wszelkich formalności celnych. Są one inicjowane złożeniem zgłoszenia celnego do procedury wywozu lub zgłoszenia do powrotnego wywozu w przypadku towarów nieunijnych. Prawidłowo dokonana i zakończona odprawa celna pozwala rozliczyć eksporterowi transakcję z zerową stawką podatku VAT.
Z tego powodu warto zadbać, by wszystkie formalności zostały prawidłowo dokonane.

Czym jest deklaracja eksportowa?

Deklaracja eksportowa inaczej zwana zgłoszeniem wywozowym to dokument, który zawiera informacje o towarze, wartości, jego pochodzeniu oraz inne szczegółowe informacje
o towarach przeznaczonych do wywozu. Przedsiębiorca jest zobligowany do złożenia zgłoszenia wywozowego każdorazowo przed przetransportowaniem towarów do krajów spoza Unii Europejskiej. Dokument ten jest potrzebny organowi celnemu do kontroli wywozu.

Należy pamiętać, że eksport towarów do krajów spoza UE wymaga od eksportera rejestracji w systemie usług celnych – PUESC. Przedsiębiorca musi także uzyskać numer EORI, który jest nadawany każdemu eksporterowi i stosowany do identyfikacji tych osób w kontaktach z organami celnymi na terytorium całej Unii Europejskiej.

Jeżeli jeszcze nie zarejestrowałeś swojej firmy, to przeczytaj poniższy wpis w celu uzyskania informacji jak uzyskać numer EORI:

Numer EORI – jak go uzyskać? – Agencja Celna Wega (acwega.pl )

Dokumenty potrzebne przy eksporcie towarów poza UE

Do przygotowania zgłoszenia celnego wywozowego jest potrzebny odpowiedni zestaw dokumentów, które następnie (ze względów podatkowych) eksporter musi przechowywać przez okres 5 lat od roku, w którym dokonano zgłoszenia celnego. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 8 września 2016 r. w sprawie zgłoszeń celnych jasno wskazuje jakie powinny one być:

faktura handlowa lub inny dowód sprzedaży towaru,
list przewozowy,
faktura za transport oraz jego organizację,
packing list – instrukcja zawierająca informację w jaki sposób zapakowany jest towar na czas transportu,
inne dokumenty, które będą potrzebne ze względu na rodzaj towaru (np. np. świadectwo fitosanitarne w przypadku wywozu roślin).

Po zgromadzeniu odpowiednich dokumentów można dokonać zgłoszenia wywozowego za pomocą systemu teleinformatycznego służącego do przetwarzania i wymiany informacji dotyczących wyprowadzania towarów z obszaru celnego Unii wykorzystuje się – zgodnie z art. 326 – systemu AES – Automatyczny System Eksportu, który jest dostępny poprzez PUESC.

Koszty transportu w zgłoszeniu wywozowym

W zależności od zastosowanych warunków dostawy (INCOTERMS) będzie konieczne wskazanie kosztów transportu towaru. Koszty transportu najczęściej ponosi odbiorca towaru, więc nie są one zwykle znane eksporterowi. Jak zaleca Ministerstwo Finansów w Instrukcji wypełniania zgłoszeń celnych w takiej sytuacji należy je „wiarygodnie” oszacować. Należy je doliczyć w celu poprawnego wskazania tzw. wartości statystycznej w zgłoszeniu.

Warunki zastosowania stawki 0% stawki VAT w eksporcie poza granice UE

Kiedy towary opuszczają terytorium Unii Europejskiej krajem konsumpcji, będzie kraj odbiorcy, który jest równoznaczny z krajem opodatkowania. Zgodnie z tą zasadą ustawa
o VAT umożliwia zastosowania stawki VAT 0% dla transakcji eksportu. W celu uniknięcia nadużyć zastosowania 0% stawki VAT w sposób bezpodstawny w przepisach przewidziano szereg warunków do jej zastosowania. Przy eksporcie towarów poza granicę UE i zastosowaniu stawki 0%, należy spełniać określone warunki:

dostawca jest zarejestrowany dla celów VAT,
towary są wysyłane lub transportowane poza terytorium Unii Europejskiej,
podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej VAT otrzymał dokument potwierdzający wywóz towarów poza terytorium UE.

Powyższe ograniczenia mają na celu ograniczenie nadużycia stawki 0% VAT. Dotyczy to sytuacji, w których mimo zadeklarowania eksportu towarów w rzeczywistości zostały one na terytorium kraju. Mogłoby to spowodować zaniżenie należnej stawki VAT lub wyłudzenie jego zwrotu.

Udokumentowanie wywozu towarów poza terytorium UE

Dla przedsiębiorcy wyzwaniem budzącym najwięcej wątpliwości jest zazwyczaj zgromadzenie dokumentów potwierdzających wywóz towarów poza terytorium UE. Formalnie przedsiębiorca wysyłający dostawę towarów poza UE nie spełnia jeszcze wymogów do zastosowania 0% stawki VAT do transakcji. Warunki te będą wówczas spełnione w momencie, gdy otrzyma dokument potwierdzający, że towary opuściły terytorium UE. W przypadku gdy nie otrzyma owych dokumentów, będzie zobligowany do zastosowania właściwej stawki dla dostaw krajowych.

Ustawa o VAT wyjaśnia co właściwie należy rozumieć przez wspomniany dokument potwierdzający. Zgodnie z przepisem z art. 41 ust. 6a ustawy o VAT, dokumentami potwierdzającymi wywóz towarów są w szczególności:

dokument w formie elektronicznej otrzymany z systemu teleinformatycznego służącego do obsługi zgłoszeń wywozowych albo potwierdzony przez właściwy organ celny wydruk tego dokumentu,
dokument w formie elektronicznej pochodzący z systemu teleinformatycznego służącego do obsługi zgłoszeń wywozowych, otrzymany, poza tym systemem, jeżeli zapewniona jest jego autentyczność,
potwierdzenie przelewu,
potwierdzony odbiór na CMR,
zgłoszenie importowe w kraju trzecim,
zgłoszenie wywozowe w formie papierowej złożone poza systemem teleinformatycznym służącym do obsługi zgłoszeń wywozowych albo jego kopia potwierdzona przez właściwy organ celny.

Czym jest komunikat CC599C?

Komunikat CC599C to najważniejszy dokument, który daje możliwość zastosowania stawki 0% VAT. Stanowi on potwierdzenie wywozu towaru poza terytorium UE. Generowany jest przez system oraz wysyłamy na adres mailowy wskazany w zgłoszeniu wywozowym. Komunikat CC599C jest podpisywany elektronicznie przez system ECS i przybiera format pliku xml.

Skontaktuj się z nami w najwygodniejszy sposób – poprzez formularz dostępny tutaj: Szybka ścieżka odprawy celnej – Agencja Celna Wega.

Ograniczenia w eksporcie towarów

W zależności od kodu celnego eksportowanego towaru, w taryfie celnej występuje szereg ograniczeń. Wywóz niektórych produktów lub towarów do określonego kraju przeznaczenia może być zakazany lub ograniczony. Być może na określony produkt lub towar będzie potrzebna licencja bądź zezwolenie. Przed rozpoczęciem procedury wywozu towarów należy sprawdzić:

w TARIC czy potrzebujesz pozwolenia na wywóz towaru,
ograniczenia wywozowe na mapie sankcji UE,
w przypadku niektórych produktów istnieją ograniczenia krajowe w danym państwie, które należy sprawdzić we właściwych organach.

Poniżej przedstawiona jest lista głównych rodzajów produktów objętych ograniczeniami lub zakazem:

leki,
broń,
niebezpieczne chemikalia,
towary podwójnego zastosowania,
niektóre żywe zwierzęta, rośliny i mięso,
gatunki zagrożone,
odpady,
dobra kultury (ważne dzieła sztuki oraz antyki),
towary podrobione lub pirackie.

Wsparcie agencji celnej w procedurach eksportowych

Eksport towarów pomimo tego, że jest najczęściej stosowaną procedurą celną może przysporzyć przedsiębiorcom wiele problemów. Wynikają one najczęściej z braku przygotowania niezbędnych dokumentów lub takich, które zawierają wszystkie niezbędne dane. Eksporterzy niekiedy nie są świadomi wszystkich swoich obowiązków wynikających z wywozu swoich towarów poza granice Unii Europejskiej. Wsparcie agencji celnej w tym procesie jest kluczowe, ponieważ może ona pełnić funkcję pośrednika pomiędzy przedsiębiorcą a urzędem. Agencja celna może przejąć cały proces odprawy celnej związany z klasyfikacją towarów, przygotowaniem i składaniem niezbędnych dokumentów, uzyskaniem wszelkich niezbędnych pozwoleń czy certyfikatów, a także załatwieniem formalności w urzędach granicznych związanych z eksportem, zdejmując tym samym ten ciężar z klienta.

Jeżeli poszukujesz kompleksowego wsparcia w zakresie odpraw celnych, z radością Ci pomożemy. Odwiedź naszą stronę internetową i skontaktuj się z nami. AC Wega jest do Twojej dyspozycji!