Jak obliczyć rentowność transportu? Rzeczywisty wynik trasy dzięki ZLW w SPEDTRANS

Czy dane zlecenie transportowe naprawdę przyniosło zysk? Na pierwszy rzut oka odpowiedź może wydawać się prosta. Wystarczy zestawić wartość frachtu z podstawowymi kosztami realizacji. W praktyce jednak rzeczywista rentowność transportu jest znacznie bardziej złożona.

#ad

Na wynik wpływają nie tylko przychody ze zleceń, ale również paliwo, wynagrodzenie kierowcy, opłaty drogowe, leasing, ubezpieczenie, serwis pojazdu, naprawy, dodatkowe kilometry, postoje czy inne koszty związane z konkretnym wyjazdem. Dlatego skuteczne rozliczanie transportu wymaga spojrzenia szerzej niż na pojedyncze zlecenie.

W systemie TMS SPEDTRANS służy do tego Zlecenie Wyjazdu – ZLW, które pozwala połączyć informacje dotyczące trasy, pojazdu, kierowcy, realizowanych zleceń i kosztów. Dzięki temu można analizować nie tylko przebieg transportu, ale przede wszystkim jego rzeczywisty wynik ekonomiczny.

Rentowność transportu – dlaczego sam przychód nie wystarczy?

Wysoka wartość frachtu nie zawsze oznacza wysoki zysk. Zlecenie może wyglądać atrakcyjnie na etapie sprzedaży, ale podczas realizacji mogą pojawić się dodatkowe koszty, które znacząco obniżą końcową marżę. Wpływ na wynik mogą mieć m.in.: wyższe niż zakładane spalanie, dodatkowe lub puste kilometry, wysokie opłaty drogowe, postoje, objazdy, koszty promów i parkingów, koszty eksploatacyjne pojazdu, wydatki związane z kierowcą, serwis i naprawy, leasing czy ubezpieczenie.

Dopiero zestawienie przychodów z pełną strukturą kosztów pokazuje, czy dany transport rzeczywiście był opłacalny. Dlatego warto analizować w jednym miejscu: przychody wynikające ze zleceń, koszty przypisane do wyjazdu, rzeczywistą liczbę przejechanych kilometrów, tankowania i zużycie paliwa, pojazd i kierowcę, opłaty drogowe, koszty eksploatacyjne, inne wydatki związane z realizacją trasy. Dzięki temu pytanie „ile zarobiliśmy na tej trasie?” może być oparte na danych, a nie wyłącznie na szacunkach.

Jeden wyjazd, kilka zleceń, jeden wynik

W codziennej pracy firmy transportowej jeden wyjazd nie zawsze oznacza jedno zlecenie. Pojazd może realizować kilka transportów podczas jednej trasy. Może podjąć kolejny ładunek po rozładunku, przejechać dodatkowy odcinek, wrócić z innym towarem albo wykonać kilka powiązanych operacji.

Jeśli każde zlecenie będzie analizowane osobno, łatwo stracić obraz całego wyjazdu. Ma to szczególne znaczenie tam, gdzie rentowność pojedynczego frachtu nie pokazuje rzeczywistej efektywności wykorzystania pojazdu. Przykład? Pierwsze zlecenie może być bardzo rentowne, ale jeśli po jego realizacji pojazd wykonuje kilkaset pustych kilometrów, wynik całego wyjazdu może wyglądać zupełnie inaczej. Dlatego w analizie transportu warto patrzeć nie tylko na pojedynczą usługę, ale również na cały proces realizowany przez dany pojazd.

Koszty paliwa – jeden z najważniejszych elementów wyniku trasy

Paliwo pozostaje jednym z najważniejszych kosztów w transporcie drogowym. Dlatego analiza spalania powinna być bezpośrednio powiązana z przebiegiem pojazdu i konkretnym wyjazdem. Dzięki temu można analizować rzeczywiste zużycie paliwa i porównywać je między pojazdami, kierowcami czy trasami.

Jeżeli na podobnej trasie jeden pojazd regularnie generuje wyższe spalanie, dane mogą pomóc szybciej wychwycić odchylenie. Może ono wynikać z wielu czynników: warunków drogowych, obciążenia, stylu jazdy, stanu technicznego pojazdu czy specyfiki danego kursu. Najważniejsze jest jednak to, że koszt paliwa nie funkcjonuje jako osobna informacja oderwana od transportu. Staje się elementem pełnego rozliczenia konkretnego wyjazdu.

Kilometry planowane, a rzeczywisty przejazd

Sam przebieg pojazdu nie odpowiada jeszcze na pytanie o rentowność. Znaczenie ma również to, jak rzeczywista trasa wyglądała w porównaniu z planem. Dodatkowe kilometry mogą powstać na skutek objazdu, zmiany kolejności punktów, dojazdu do kolejnego zlecenia czy konieczności wykonania pustego przejazdu. Nawet niewielkie różnice przy dużej liczbie kursów mogą przełożyć się na istotny koszt w skali miesiąca lub roku.

Dlatego warto analizować: kilometry planowane, kilometry rzeczywiście wykonane, puste przebiegi, różnice między trasami, wynik generowany przez pojazd w przeliczeniu na przejechany kilometr. Dwa pojazdy mogą przejechać podobny dystans, a mimo to osiągnąć zupełnie różne wyniki.

Jeden może realizować lepiej zaplanowane trasy i generować wyższą marżę. Drugi może przejeżdżać więcej pustych kilometrów, ponosić wyższe koszty paliwa lub obsługiwać mniej rentowne zlecenia. Dlatego sama liczba kilometrów nie wystarczy. Dopiero jej połączenie z kosztami i przychodami pokazuje efektywność wyjazdu.

Jak uwzględnić koszty pojazdu?

Każdy pojazd generuje koszty stałe i eksploatacyjne. Mogą to być m.in.: leasing, ubezpieczenie, amortyzacja, serwis, naprawy, części, opony, przeglądy, inne koszty utrzymania floty. Jeżeli firma analizuje tylko koszty bezpośrednio związane z pojedynczym przejazdem, wynik może wyglądać bardzo dobrze. Jednak dopiero uwzględnienie kosztów utrzymania pojazdu daje bardziej rzeczywisty obraz jego rentowności. To szczególnie istotne przy podejmowaniu decyzji dotyczących floty.

Pojazd może generować wysoki przychód, ale jednocześnie wymagać częstych napraw, mieć wysokie koszty leasingu albo osiągać słabszy wynik w przeliczeniu na kilometr. Z tego punktu widzenia najważniejsze staje się nie pytanie: „Ile przychodu wygenerował ten samochód?”, ale: „Ile faktycznie zarobił po uwzględnieniu wszystkich kosztów?”

Wyjazdy na przełomie miesięcy – jak nie zaburzyć wyniku?

Transport nie zawsze mieści się w jednym miesiącu rozliczeniowym. Wyjazd może rozpocząć się pod koniec jednego miesiąca i zakończyć już w kolejnym. W takiej sytuacji przychody i koszty mogą pojawiać się w różnych okresach.

Jeden okres może wyglądać sztucznie słabo, ponieważ pojawiły się w nim koszty, a przychód zostanie rozliczony dopiero w kolejnym miesiącu. Dlatego prawidłowe przypisanie danych jest tak istotne. Pozwala analizować transport jako całość niezależnie od tego, czy jego realizacja obejmowała jeden czy kilka okresów rozliczeniowych.

Co można analizować dzięki ZLW?

Wartość ZLW nie kończy się na rozliczeniu pojedynczego transportu. Jeżeli firma systematycznie gromadzi dane dotyczące wyjazdów, z czasem otrzymuje materiał do szerszej analizy działalności. Firma może mieć wysoki obrót, realizować dużą liczbę zleceń i intensywnie wykorzystywać flotę, a jednocześnie osiągać słabszy wynik niż zakładano. Dopiero analiza pełnych danych pokazuje, gdzie faktycznie powstaje marża, a gdzie jest ona tracona.

ZLW jako narzędzie do zarządzania, nie tylko rozliczania

Zlecenie Wyjazdu może być wykorzystywane nie tylko przez osoby odpowiedzialne za bieżące rozliczenia. Dane mogą być ważne również dla: kierownika transportu, osoby zarządzającej flotą, działu finansowego, controllingu, zarządu. Dla spedytora najważniejsze może być sprawdzenie przebiegu i kosztów konkretnego wyjazdu.

Kierownik transportu może porównywać pojazdy, kierowców i trasy. Zarząd może natomiast wykorzystywać dane do podejmowania decyzji dotyczących floty, kierunków przewozów czy dalszego rozwoju działalności. W ten sposób system TMS przestaje być wyłącznie miejscem do rejestrowania zleceń. Staje się źródłem danych potrzebnych do zarządzania rentownością.

Od zlecenia do rzeczywistego wyniku

Największą wartością jest możliwość spojrzenia na dane jako na jeden proces. Zamiast analizować informacje w kilku miejscach, firma może zebrać je w kontekście konkretnego wyjazdu. I właśnie dlatego przy ocenie transportu nie wystarczy odpowiedzieć na pytanie: „Czy zlecenie zostało wykonane?”

Znacznie ważniejsze są kolejne:

Ile naprawdę kosztował cały wyjazd?

Ile kilometrów wykonano?

Ile paliwa zużyto?

Jakie koszty wygenerował pojazd?

I jaki wynik został po odjęciu wszystkich kosztów?

To właśnie te dane pozwalają ocenić rzeczywistą rentowność transportu i podejmować decyzje nie na podstawie intuicji, ale na podstawie faktycznych wyników.